Gestion du passage à un régime d’avantages sociaux plus flexible

L’ajout de composantes à un régime d’avantages sociaux flexible – sans parler de la mise en place d’un tout nouveau régime flexible – peut être un projet ambitieux pour les promoteurs de régime. Dans la plupart des cas, les perturbations et les changements peuvent être bien gérés.

Compte tenu de l’ampleur de certains projets, il est toutefois possible que les activités quotidiennes soient affectées et que les participants subissent temporairement des inconvénients. Dès le début, il est donc essentiel de prendre le temps d’évaluer les différents types de régimes flexibles, d’envisager la possibilité d’offrir des options et de définir un chemin critique afin d’assurer le succès du projet.

Une bonne évaluation de toutes les options offertes est indispensable à la mise en place efficace d’un nouveau régime d’avantages sociaux flexible. Il faut par ailleurs noter qu’il peut aussi y avoir trop de flexibilité. Ainsi, malgré le temps et les efforts consacrés, les intéressés finissent par obtenir le résultat suivant : des participants qui choisissent l’option par défaut même si le nouveau régime comporte neuf variantes. Cela peut se produire si le régime procure trop de flexibilité et si les participants n’en comprennent pas toutes les options.

Communication de l’information sur le régime avant et après son entrée en vigueur

La conception et la mise en place d’un régime d’avantages sociaux flexible ne sont que les premières étapes du projet. Pour qu’un régime flexible soit fructueux, une stratégie de communication globale doit être adoptée bien avant l’entrée en vigueur du régime et être cohérente bien après.

Voici quelques questions à aborder dans le cadre de la stratégie de communication du régime.

• Les participants comprennent-ils bien toutes les options qui leur sont offertes?
• L’objectif de faire participer des employés de différentes catégories démographiques guide‑t‑il également les moyens choisis pour communiquer avec les employés?
• Quel est le taux de participation souhaité et comment l’écart sera-t-il comblé lors de l’adhésion annuelle?
• De quelle façon les augmentations de prix sont-elles communiquées aux participants lorsqu’elles ont une incidence importante sur leurs primes?
• L’outil d’adhésion facilite-t-il ou gêne-t-il le processus?

Examen du fonctionnement du régime

L’expertise technique nécessaire pour examiner le fonctionnement d’un régime d’avantages sociaux flexible est également importante pour assurer le succès continu du projet, y compris la prévisibilité des coûts.

Voici quelques questions à prendre en considération.

• Une stratégie visant à mesurer le succès continu du régime a-t-elle été mise en œuvre?
• Des règles ont-elles été mises en place pour réduire le risque d’antisélection?
• Les prix tiennent-ils suffisamment compte du risque d’antisélection?
• Comment les résultats techniques se comparent-ils aux taux?
• Les prix doivent-ils tous être rajustés globalement?
• Est-ce que les budgets sont représentés avec précision, en particulier dans le cas des régimes auto assurés où l’employeur est responsable de tous les déficits ou est-ce que les coûts de l’employeur sont représentés comme des crédits qui ne changent pas d’une année à l’autre?

La refonte d’un régime d’avantages sociaux est l’un des projets qui ont le plus d’incidence sur les participants. Pour que ce type de projet soit couronné de succès, il faut investir dans le savoir‑faire et les ressources appropriés. Les régimes traditionnels ne parviennent pas à susciter l’engagement de tous les employés lorsqu’ils ne répondent pas aux besoins de chacun. Par ailleurs, un régime flexible préétabli qui n’est pas soutenu par une stratégie claire et des recommandations guidées par les données ne répondra probablement pas aux besoins de chaque entreprise. Il vaut la peine de déployer les efforts requis dès le début du projet afin d’assurer une mise en place harmonieuse et réussie du régime.

Il peut être facile de s’attarder sur les caractéristiques d’un régime d’avantages sociaux, mais il ne faut pas oublier d’en mentionner la raison d’être. En mettant l’accent sur la culture et les objectifs de l’entreprise, sur l’utilisation des outils et des connaissances du marché existants et sur la communication avec les employés, il est possible de mettre en place un régime d’avantages sociaux flexible et viable.

La Corporation People est heureuse de collaborer avec l’International Foundation of Employee Benefit Plans. Vous trouverez une version plus longue du présent billet dans le numéro de mai‑juin 2020 du magazine Plans & Trusts (en anglais).

Colleen Baker est vice-présidente, Solutions d’assurance d’entreprise à La Corporation People.